Cet article s’adresse à vous si vous êtes comptable et que vous vous demandez comment modifier la numérotation des CODA dans la synchronisation vers votre logiciel comptable.
L’option avancée « Définir le numéro du CODA à la date de début de synchronisation » permet de choisir à partir de quel numéro commence la numérotation des fichiers CODA générés lors d’une synchronisation ou d’un export. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si votre logiciel comptable impose une continuité de numérotation ou contrôle les doublons sur base du numéro d’extrait.
Quelle est l’utilité de cette option ?
Si Magello ne reçoit que partiellement les données financières d’une année révolue (par exemple, à partir du 1er mars, et non du 1er janvier), la numérotation des relevés CODA peut ne pas coïncider avec celle de votre logiciel comptable. En effet, comme la numérotation des CODA dans Magello commence par défaut à 1, il peut y avoir un décalage avec la numérotation des relevés déjà présents dans votre logiciel comptable.
Vous devrez donc modifier le numéro de départ dans la numérotation des CODA si:
- Votre logiciel comptable exige la continuité avec les CODA déjà importés.
- Votre logiciel contrôle les doublons sur base du numéro CODA.
- Vous souhaitez conserver une séquence logique d’extraits.
Dès lors, lorsque vous activez une synchronisation vers votre logiciel comptable ou que vous effectuez un export, vous pouvez configurer la numérotation des CODA dans Magello.
💡 Bon à savoir
N’utilisez cette option que si votre logiciel comptable affiche une erreur de synchronisation.
Où trouver l’option dans la synchronisation ?
Retrouvez cette option pour les exports en consultant notre article d’aide.
1. Ouvrir le compte connecté
Dans le menu « Données financières« , accédez au volet « Synchronisations » dans le compte connecté concerné.
2. Modifier la synchronisation
Dans la liste des synchronisations, sélectionnez la synchronisation concernée.
3. Accéder aux options avancées
Dans la fenêtre « Activer la synchronisation », cochez l’option « Définir le numéro du CODA à la date de début de synchronisation« .
Comment utiliser l’option ?
Si le dernier fichier CODA déjà présent dans votre logiciel comptable porte, par exemple, le numéro 125 et la date J, indiquez 126 comme numéro de départ et choisissez une date de début de synchronisation à J+1.
Le prochain fichier CODA généré commencera au numéro indiqué.
Bonnes pratiques
- Vérifiez le dernier numéro déjà présent dans votre logiciel comptable avant de paramétrer l’option.
- Utilisez une numérotation cohérente par compte bancaire.
- Testez la première synchronisation après modification.
- En cas d’erreur de solde, vérifiez que toutes les transactions sont présentes dans les CODA du jour précédent et du jour suivant la date de début de synchronisation.
⚠️ Important
Une mauvaise numérotation peut entraîner des refus d’import ou des doublons dans votre logiciel comptable.
Utilisation experte de l’option avancée
Vous avez déjà récupéré les transactions financières pour un client, mais vous souhaitez remonter plus loin dans le passé ? Vous n’avez pas pu récupérer dans Magello les données complètes d’un compte bancaire connecté pour l’année qui vous intéresse ? Vous pouvez récupérer les données manquantes via un import manuel de fichier dans Magello (conversion en CODA). Vous devrez alors prendre soin de corriger la numérotation dans la synchronisation vers votre logiciel comptable.
Exemple
La connexion du compte bancaire de votre client à Magello n’a permis de récupérer automatiquement les données bancaires qu’à partir du 1er mai. En activant la synchronisation vers votre logiciel comptable, l’extrait du 1er mai sera, par défaut, associé à la numérotation « 1 ».
Si vous devez récupérer les CODA avant le 1er mai, il vous faudra utiliser au préalable l’import manuel de fichier pour le compte bancaire concerné pour convertir ce fichier en CODA. Les transactions bancaires seront ainsi disponibles dans Magello afin d’être synchronisées vers votre logiciel comptable. Par exemple, vous pouvez importer un relevé bancaire en format PDF pour qu’il soit converti en CODA.
Les transactions liées à ces fichiers convertis en CODA démarreront également au numéro 1. Or, comme ces transactions sont antérieures au 1er mai, leur numérotation va se chevaucher avec la numérotation des transactions reçues à partir du 1er mai. Vous aurez deux CODA avec le numéro 1, deux CODA avec le numéro 2, etc. L’utilisation de l’option « Définir le numéro du CODA à la date de début de synchronisation » permet ainsi de corriger ce problème de numérotation et d’éviter les doublons et incohérences de numérotation.
Etapes à suivre
1- Importez manuellement dans Magello les fichiers comprenant les transactions antérieures manquantes à l’aide de l’import de fichier (voir l’article d’aide) pour les convertir en CODA.
2- Depuis le compte d’import de fichier (compte non connecté), synchronisez ces transactions importées manuellement vers votre logiciel comptable.
3- Depuis le compte connecté, activer la synchronisation des transactions reçues automatiquement de la banque vers votre logiciel comptable en adaptant la numérotation des CODA.