L’activation d’une synchronisation par email permet d’envoyer les relevés bancaires au format CODA à une adresse email personnalisable.
Veillez à consulter les explications détaillées pour les différents cas de figure ci-dessous. En cas de besoin, n’oubliez pas que vous pouvez nous contacter.
Pré-requis : Activer une synchronisation par email
Le module de synchronisation par email permet de:
- Activer ou désactiver une synchronisation
- Modifier la date de départ de synchronisation
- Paramétrer une date de synchronisation dans le passé, le jour-même ou le futur
Cette flexibilité vous permettra d’obtenir exactement le résultat escompté.
Au préalable, veillez à ajouter une intégration par email:
- Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur “Intégrations” et ensuite sur le bouton “+ Ajouter un outil comptable”.
- Ensuite, choisissez l’option “Email”.
Pour cet article, nous avons appelé l’intégration “Votre logiciel comptable”.
Démarrer la synchronisation par email pour une source financière (compte en banque ou autre)
- Via le menu latéral de gauche, accédez à la liste des sources financières via le menu “Sources financières”.
- Retrouvez la source financière (le compte en banque ou compte d’une institution financière) à synchroniser et cliquez dessus. Vous verrez le détail des transactions.
- Pour ouvrir le panneau de configuration des synchronisations de cette source financière, cliquez sur l’icône de synchronisation en haut à droite de l’écran.
- Dans la liste des intégrations, activez celle créée au point 1 ci-dessus. Dans l’exemple “Votre logiciel comptable”.
5. Choisissez la date de début de synchronisation (voir ci-dessous).
6. Indiquez l’adresse email de votre choix. Pour une synchronisation avec votre logiciel comptable, l’adresse email vous a été indiquée par votre logiciel comptable (copier-coller pour éviter toute erreur). Les relevés CODA seront envoyés sur cette adresse email automatiquement tous les matins.
7. Cliquez sur “Activer” pour démarrer la synchronisation. Vous recevrez les relevés bancaires à partir de la date de début de synchronisation.
Pas de doublon
Comme pour toutes les synchronisations dans Magello, les relevés CODA sont envoyés une seule fois pour éviter l’envoi de doublons.
Quand sont envoyés les fichiers CODA par email?
Pour générer un CODA, il faut attendre la réception de toutes les transactions de la journée. Techniquement donc, les relevés CODA sont donc générés entre 7h00 et 9h00 du matin le lendemain du jour en question. Et cela, tous les jours de la semaine (samedi et dimanche inclus).
Les CODA sont donc envoyés tous les jours (y compris le samedi et le dimanche) entre 7h00 et 9h00 du matin.
Lors du démarrage de la synchronisation, Magello synchronise tous les relevés CODA depuis la date de synchronisation jusqu’à la veille de l’activation de la synchronisation. Si vous avez choisi une date de synchronisation dans le passé, les CODA du passé sont envoyés immédiatement. Si la date de départ de synchronisation est aujourd’hui ou dans le futur, aucun CODA n’est synchronisé.
Quelle date de départ de synchronisation choisir?
Cela dépend de la situation:
- Si c’est la première fois que vous activez une synchronisation, vous obtiendrez tous les relevés CODA de la période sélectionnée. (Voir “Quelle date de départ de synchronisation choisir?“)
- Si vous modifiez la date de synchronisation d’une synchronisation déjà existante, vous n’obtiendrez pas forcément les relevés CODA qui ont déjà été envoyés via cette synchronisation. (Voir “Comment réactiver une synchronisation déjà existante?“)
Réactiver une synchronisation déjà existante?
C’est possible! Magello vous permet de désactiver puis réactiver une synchronisation en changeant ou non la date de départ de synchronisation. L’article “Comment réactiver une synchronisation déjà existante?” vous guidera dans votre paramétrage.
Récupérer des CODA qui ont déjà été synchronisés?
Deux alternatives se présentent à vous: import manuel ou paramétrer une nouvelle synchronisation. (Voir “Télécharger un ou plusieurs relevés CODA qui ont déjà été synchronisés?“)